Man habe „ein Kapazitäts- und Hygienekonzept erstellt“, so Pressesprecher Carsten Byernetzki. „Dazu gehört auch, die Teilnehmerzahl so gering wie möglich zu halten.“ So könne beispielsweise „lediglich ein Vertreter pro Verein teilnehmen, der das Stimmrecht wahrnimmt“. Durch die Ungewissheit der Anzahl der teilnehmenden Vereine, sei es „leider nicht möglich, dass Medienvertreter und Gäste den Verbandstag vor Ort verfolgen können“, teilt der Verband mit. Man werde aber „durch eine Live-Übertragung sicherstellen, dass alle interessierten Medienvertreter und die Öffentlichkeit den Verbandstag verfolgen können“.

Aufgrund der Einschränkungen wegen der Corona-Pandemie müssen jedoch einige Regelungen für die Durchführung des außerordentlichen Verbandstages beachtet werden:
So wird vor Ort keine Verpflegung stattfinden. Diese müsse bei Bedarf selbst mitgebracht werden. Der derzeit geltende Mindestabstand von anderthalb Metern ist „zu jedem Zeitpunkt der Veranstaltung einzuhalten“. Alle anwesenden Personen müssen ab Betreten der Eventlocation einen Mund-/Nasenschutz – darf nur am Platz und bei einem Wortbeitrag abgenommen werden – tragen, bis der Veranstaltungsort wieder verlassen wird, und sich mit ihren Kontaktdaten in eine Liste eintragen, damit etwaige Infektionsketten nachvollzogen werden können.

Auf der Tagesordnung stehen neben diversen Grundsatzentscheidungen wie die Haftungsbeschränkung, der Meisterschaftsspielbetrieb, der LOTTO-Pokal, alle Pokalwettbewerbe ohne LOTTO-Pokal und die Flexibilisierung des Spielbetriebes auch Anträge zur Änderung von Ordnungen.

Das Präsidium des HFV will auf dem außerordentlichen Verbandstag dem mehrheitlichen Votum der Vereine (84 Prozent stimmten für einen Saisonabbruch) folgen und den Abbruch des Meisterschaftsspielbetriebs der Herren, Frauen, Junioren und Mädchen 2019/20 vorschlagen. Außerdem wird das HFV-Präsidium vorschlagen, dass es eine Wertung nach Quotienten-Regelung zum jetzigen Stand mit Aufsteigern (laut Durchführungsbestimmungen), ohne Absteiger, allerdings mit Abstieg „nach Wunsch“ (Vereine/Mannschaften, die zum Stand des Saisonabbruchs auf einem Abstiegsplatz stehen, können sich auf eigenen Wunsch in die nächstniedrigere Spielklasse melden) geben soll. Die Wettbewerbe des LOTTO-Pokals der Herren, Frauen und A-Junioren sollen jedoch möglichst zu Ende gespielt werden, sobald das ohne gesundheitliche Gefährdung möglich ist.